1. Einleitung
Ein Vorstellungsgespräch ist ohne Zweifel eine der entscheidendsten Phasen im gesamten Bewerbungsprozess. Es ist die einmalige Gelegenheit, sich persönlich vor einem potenziell zukünftigen Arbeitgeber zu präsentieren und diesen von Ihren Qualitäten, Fähigkeiten und Ihrer Eignung für die ausgeschriebene Stelle zu überzeugen. Doch so wie die Entscheidung für einen Job nicht leichtfertig getroffen werden sollte, kann es auch Situationen geben, in denen Sie ein bereits vereinbartes Vorstellungsgespräch absagen müssen.
In solchen Fällen ist es von eminenter Wichtigkeit, dass Sie professionell agieren und sowohl Ihre eigenen Interessen als auch den Respekt gegenüber dem Unternehmen wahren. Harmonisieren Sie diese beiden Aspekte miteinander, gelingt es Ihnen, den guten Eindruck, den Sie bislang bei diesem potenziellen Arbeitgeber hinterlassen haben, aufrecht zu erhalten.
2. Den geeigneten Moment abpassen
Die Absage eines Vorstellungsgesprächs sollte nicht vorschnell erfolgen. Ist Ihnen ein anderer Job ins Auge gefallen oder gab es unvorhergesehene Umstände, sollten Sie dennoch in Betracht ziehen, das Gespräch wahrzunehmen. Nur wenn Sie wirklich sicher sind, dass Sie das Angebot ablehnen, ist es angebracht, das Interview abzusagen.
Denken Sie daran: Ein abgesagter Termin kann Ressourcen bei dem Unternehmen freisetzen – daher sollten Sie den Schritt bewusst und verantwortungsvoll gehen.
3. Warum die Absage eines Vorstellungsgesprächs manchmal die beste Entscheidung ist
Die Beweggründe, die zu der Entscheidung führen, ein Vorstellungsgespräch abzusagen, können mannigfaltig sein. Vielleicht haben Sie ein anderes, attraktiveres Jobangebot erhalten oder unerwartete persönliche Herausforderungen machen es Ihnen unmöglich, den Termin wahrzunehmen. Es kann auch sein, dass Sie nach weiterer Recherche und eingehender Überlegung festgestellt haben, dass die ausgeschriebene Stelle oder das Unternehmen doch nicht so gut zu Ihnen bzw. Ihren beruflichen Vorstellungen passt, wie Sie das zu Beginn Ihrer Bewerbung angenommen hatten.
Generell gilt: Es bringt weder Ihnen noch dem Unternehmen etwas, wenn Sie ein Vorstellungsgespräch wahrnehmen, obwohl Sie im Vorfeld bereits wissen, dass Sie die Stelle nicht antreten möchten oder können. Seien Sie in solchen Momenten ehrlich zu sich selbst und dem Unternehmen gegenüber und ziehen Sie die Möglichkeit in Erwägung, das Vorstellungsgespräch abzusagen.
4. Vorbereitung auf die Absage
Bevor Sie das Gespräch absagen, sollten Sie sich gut vorbereiten: Was ist der genaue Grund für die Absage? Wie können Sie dies dem Unternehmen klar und freundlich mitteilen? Nehmen Sie sich Zeit, Ihre Gedanken zu ordnen und Ihre Worte zu wählen. Dies wird helfen, den Prozess reibungsloser und professional zu gestalten.
Befragen Sie sich dabei selbst: Warum kann ich das Interview nicht wahrnehmen? Ist der Grund in meinem persönlichen Umfeld zu finden oder kann ich die Stelle aus professionellen Gründen tatsächlich nicht annehmen? Sich diese Fragen offen und ehrlich zu beantworten und sich der Antworten sicher zu sein, wird Ihnen dabei helfen, Ihre Absage adäquat vorzubereiten.
5. Wie Sie ein Vorstellungsgespräch absagen und dabei professionell bleiben
Die Absage eines Vorstellungsgesprächs ist kein einfacher Schritt und sollte gut überlegt sein. Es folgen einige hilfreiche Tipps, wie Sie diese Herausforderung meistern und dennoch professionell wirken – ohne etwaige zukünftige Chancen bei dem Unternehmen zu verbauen.
Seien Sie so früh wie möglich
Wenn sich etwas ergeben hat und Sie das Vorstellungsgespräch absagen müssen, informieren Sie das Unternehmen so schnell wie möglich darüber. Je mehr Zeit Sie dem Unternehmen einräumen, um auf die neue Situation zu reagieren und etwaige Planungen umzustellen, desto professioneller wirkt Ihr Verhalten. Zögern Sie oder sagen Sie das Gespräch gar erst kurz vor dem vereinbarten Termin ab, könnte das Unternehmen darin ein Indiz für eine unprofessionelle Arbeitsweise sehen.
Wählen Sie den geeigneten Kommunikationskanal
Für die Übermittlung Ihrer Absage sollten Sie sich an dem Kanal orientieren, über den auch die Einladung zu dem Vorstellungsgespräch erfolgt ist. Ist also die Einladung per E-Mail erfolgt, ist es angemessen, dem Unternehmen auch auf diesem Wege Ihre Absage zukommen zu lassen.
Ein formelles Schreiben würde sich dann eignen, wenn auch die ursprüngliche Einladung auf diese Weise übermittelt wurde. Ist die Einladung hingegen telefonisch erfolgt, packen Sie Ihren Mut zusammen und übermitteln Sie die unangenehme Nachricht ebenfalls telefonisch. Das ist nicht nur höflicher, sondern unterstreicht auch Ihre professionelle Arbeitsweise.
Formulieren Sie Ihre Absage professionell und wertschätzend
Unabhängig davon, ob Sie die Absage per Mail, Brief oder telefonisch übermitteln: Achten Sie darauf, dass Sie in Ihrer Nachricht professionell und wertschätzend wirken. Beginnen Sie Ihre Kommunikation mit einer anständigen Anrede und bedanken Sie sich anschließend für die Einladung zum Vorstellungsgespräch. Nutzen Sie die Gelegenheit, um Ihre Wertschätzung für das Unternehmen und die Möglichkeit, sich dort vorstellen zu dürfen, zu äußern.
Teilen Sie dann nachvollziehbar und glaubwürdig den Grund für Ihre Absage mit und schließen Sie Ihre Nachricht mit einem höflichen Schlusssatz ab.
Bleiben Sie ehrlich, aber diskret
Es ist wichtig, dass Sie gegenüber dem Unternehmen ehrlich sind. Sollte also nach dem Grund für Ihre Absage gefragt werden, geben Sie eine ehrliche Antwort. Dennoch sollten Sie darauf achten, nicht zu viele Details preiszugeben. Bleiben Sie diskret und geben Sie beispielweise keine genauen Informationen zu anderen Jobangeboten heraus, es sei denn, das Unternehmen zeigt direktes Interesse daran.
Halten Sie die Tür für zukünftige Möglichkeiten offen
Trotz der Absage, kann es sehr gut sein, dass Sie weiterhin an dem Unternehmen interessiert sind und zukünftig gerne dort arbeiten würden – unter Umständen in einer anderen Position. Lassen Sie diese Möglichkeit bei Ihrer Absage ruhig anklingen. Betonen Sie, dass Sie grundsätzlich an dem Unternehmen interessiert bleiben und gerne irgendwann über neue berufliche Möglichkeiten dort sprechen würden.
6. Was zu vermeiden ist
Bei der Absage eines Vorstellungsgesprächs ist es genauso wichtig zu wissen, was zu tun ist, wie zu wissen, was zu vermeiden ist. Viele Menschen machen den Fehler, zu sehr ins Detail zu gehen oder sich übermäßig zu entschuldigen. Dies kann jedoch unprofessionell erscheinen und das Unternehmen möglicherweise dazu veranlassen, Ihre Absage als negativ für Ihre berufliche Zukunft zu bewerten.
Stellen Sie sicher, dass Sie in Ihrer Korrespondenz mit dem Unternehmen stets respektvoll und höflich sind. Vermeiden Sie es, übermäßig emotional zu wirken oder umständliche Ausführungen zu machen. Bleiben Sie bei den Fakten und beschränken Sie sich auf das Wesentliche.
7. Schlussfolgerung
Die Absage eines Vorstellungsgesprächs ist keine leichte Aufgabe, aber mit der nötigen Professionalität, einer ordentlichen Portion Fingerspitzengefühl und angemessenem Respekt gegenüber dem potenziellen Arbeitgeber, lässt sich diese Herausforderung meistern. Nehmen Sie sich die Zeit, die Sie benötigen, um Ihre Entscheidung zu treffen und die Absage zu formulieren. Achten Sie darauf, dass Sie diese Aufgabe auf eine Art und Weise erledigen, die Ihnen weitere Möglichkeiten bei diesem Unternehmen offen hält und Sie den positiven Eindruck, den Sie bislang hinterlassen haben, aufrechterhalten. Auf diese Weise bleiben Sie auch in einer schwierigen Situation wirkungsvoll in Erinnerung.